あなたの優先順位を付ける基準、明確ですか？
始めたいことは沢山あるのに時間がない、いつもTODOリストだけがいっぱいになりやる気がなくなってしまう。誰もが日々の「予定管理・タスク管理」で忙しい中、本当にやりたいことが後ろ倒しになってしまっています。
でも世の中を見渡してみると自分より忙しいそうな人が、どんどんやりたいことをやって活き活きと日々を過ごしています。では彼(彼女)らは、どうやって「 予定管理・タスク管理 」をしているのでしょうか？今回はその中でも「優先順位」の付け方に注目したいと思います。
あなたの日常で予定の優先順位を付けてみる
例えばあなたが新しい資格を取りたいと考えていて、一日1時間勉強したいと考えています。そこでよくやってしまうのが、
「今日は仕事と飲み会で時間がないから、明日まとめて2時間やろう…」
それが続くと、
「週末にまとめて5時間やれば、平日の分を取り返せる！」
こうしていく中で冒頭に書いたような本当にやりたいことを後ろ倒しにする状況ができあがります。そんなことをしているうちにも、活き活きとやりたいことをしている人との差が出てきてしまいます。
でもこんな時にあなたが『一日1時間勉強すること』の優先順位を高く設定できていれば、「飲み会を断る」や、「その日だけは何とか1時間早起きする」という選択肢が出てくるはずなのです。
つまり、あなたの「選択＝優先順位」の付け方によって「 予定管理・タスク管理 」のうまいと下手が決まって来るのです。あなたが怠け者か勤勉なのかよりこちらの方が大事なのです。それは「勤勉×間違った優先順位」より「怠け者×正しい優先順位」の掛け算の方がアウトプットは大きくなるからです。間違った優先順位は数字のゼロと同じでどれだけ頑張っても全てをゼロにしてしまうのです。
予定管理のコツ
日常で上記を続けるのはとても難しいですが、まずはシンプルに下記の二つを始めてみて下さい。
『優先順位の低い予定を断る勇気を持つ。』
これが一番難しいです。でも、これができる/できないが 予定管理・タスク管理 がうまくなる第一歩だと思って頑張ってみてください。
『初めに大事な予定をスケジュールに入れる。』
優先順位を付けるだけでは、予定管理にはならないのでここまでやり切って下さい。
これをしておかないと予定が入ってきたときに、それを受けるべきか判断できなくなってしまいます。そしてなんとなく全てを受けている内にあなたの予定表が一杯になってしまいます。
私はこれを金曜日の夕方にやるようにしています。その週を振り返りながら来週やらなくてはいけない事項のリストを作り、来週以降のスケジュールを組み立てます。
こうすることで、週末に頭がリセットされる前に大事なことが抜け漏れなく網羅できるのでそういった+αの効果も気に入って続けています。また来週どうしようと不安なまま週末を過ごさず、しっかりとリフレッシュすることもできています。
そして必要(可能)であれば社内の共有スケジューラーにそれらを入れてしまいます。そうすればよっぽどのことがない限り会議を入れられることはないですし、入ってしまった際はその重要度を見極めて、断ることもしやすいです。
まとめ
現代社会では、仕事や家事・育児に忙しいとやることが多すぎてそもそも「 予定管理・タスク管理 」することすら大変です。
またスマートフォンなどが普及していろいろな娯楽が簡単に手に入る中で自分をコントロールすることはもしかしたらそれ以上に大変です。
その時に一番大切になって来るのが、本当にやらなくてはいけないことの「選択＝優先順位」を付けることです。どんなに素晴らしい手帳やアプリを使って完璧な管理をしても、その予定が「優先順位」の低いものばかりだったり、あれもこれもとなってしまい結局計画したスケジュールに沿うことができなければ、その「 予定管理・タスク管理 」はあなたの助けになっていません(むしろ管理する工数分、あなたの時間と奪ってしまっています)。ぜひ思い切って要らないものを削ぎ落して、自分に必要な「優先順位」を作り、それを徹底的に遂行してみて下さい。そしてどんどんやりたいことをやって活き活きと日々を過ごせる習慣を身に着けて下さい。
最後に、今この記事を読んで下さっている方はタイトルにある「 予定管理・タスク管理 」について関心もしくは変えたい気持ちがあり、貴重な時間を割いて読んで下さっていると思います。
ぜひこの記事を読み終えたら、そのまま今ご自身が一番やりたいことを始める一歩をすぐに踏み出してみて下さい！